第一条 为加强学院基建档案的管理,全面、完整地收集基建档案资料,保证基建档案的真实性、安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》(2014年中华人民共和国住房和城乡建设部公告第491号)、《高等学院档案管理办法》(教育部第27号令)、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)的有关法规,结合我院实际情况,特制定本办法。
第二条 基建档案是在基本建设管理和基本建设工程项目(包括新建、改建、扩建及维修与装饰等)活动过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。
第三条 基建档案是基本建设工作的原始记录,必须实行集中统一管理,确保基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 基建档案实行档案材料形成单位立卷的归档制度。基建部门是基建文件材料的形成单位,要建立健全立卷归档制度,明确责任人,配备兼职档案管理员,及时收集、整理、立卷,并按时归档。基建档案工作要做到档案工作一开始就与工程建设同步进行,竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。
第五条 归档范围:凡是学院的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程,在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的,对学院和社会有参考价值和凭证作用的各种载体的文件均属于归档范围。包括:工程准备阶段文件、工程监理文件、工程施工阶段文件、各类竣工图、工程竣工验收文件等(详见附件)。
第六条 归档要求:归档的文件应为原件,特殊情况复印件亦可(存复印件的需注明原始件的去向)。归档的文件内容必须真实、准确,应与实际工程相符合,字迹清晰,图样清晰,图标整洁,盖章签字手续完备,采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,计算机输出文字和图件应使用激光打印机,同时电子版也应一并归档。为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单或重新出图。
第七条 归档管理与利用:档案馆负责对接收进的基建档案进行分类、编目、装盒入库。查阅基建档案时,要经过基建部门同意,并按规定办理相关查阅手续。基建档案原则上不外借,只可在档案馆查阅,如果基建部门因工作需要外借,须经基建部门负责人批准并办理相关手续,造成基建档案丢失者,将追究当事人责任。对建筑物已不存在的基建档案,应进行鉴定销毁。凡已失去保存价值的档案资料,经相关业务部门审查,报主管院领导批准,登记造册后方可销毁。保密的档案资料应按学院保密规定进行管理。
第八条 本办法适用于我院各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目(含修缮和改造工程)的档案管理。
第九条 本办法自公布之日起实施。
附件:建筑工程归档范围
附件
建筑工程归档范围
序号 | 归档文件 |
| 工程准备阶段文件 |
(一) | 立项文件 |
1 | 项目建议书批复文件及项目建议书 |
2 | 可行性研究报告批复文件及可行性研究报告 |
3 | 专家论证意见、项目评估文件 |
4 | 有关立项的会议纪要、领导批示 |
(二) | 建设用地、拆迁文件 |
1 | 选址申请及选址规划意见通知书 |
2 | 建设用地批准书 |
3 | 拆迁安置意见、协议、方案等 |
4 | 建设用地规划许可证及其附件 |
5 | 土地使用证明文件及其附件 |
6 | 建设用地钉桩通知单 |
(三) | 勘察、设计文件 |
1 | 工程地质勘察报告 |
2 | 水文地质勘察报告 |
3 | 初步设计文件(说明书) |
4 | 设计方案审查意见 |
5 | 人防、环保、消防等有关主管部门(对设计方案)审查意见 |
6 | 设计计算书(含结构、节能等) |
7 | 施工图设计文件审查意见 |
8 | 节能设计备案文件 |
(四) | 招投标文件 |
1 | 勘察、设计招投标文件 |
2 | 勘察、设计合同 |
3 | 施工招投标文件 |
4 | 施工合同 |
5 | 工程监理招投标文件 |
6 | 监理合同 |
(五) | 开工审批文件 |
1 | 建设工程规划许可证及其附件 |
2 | 建设工程施工许可证 |
(六) | 工程造价文件 |
1 | 工程投资估算材料 |
2 | 工程设计概算材料 |
3 | 招标控制价格文件 |
4 | 合同价格文件 |
5 | 结算价格文件 |
(七) | 工程建设基本信息 |
1 | 工程概况信息表 |
序号 | 归档文件 |
2 | 建设单位工程项目负责人及现场管理人员名册 |
3 | 监理单位工程项目总监及监理人员名册 |
4 | 施工单位工程项目经理及质量管理人员名册 |
| 监理文件 |
(一) | 监理管理文件 |
1 | 监理规划 |
2 | 监理实施细则 |
3 | 监理会议纪要 |
4 | 工作联系单 |
5 | 监理工程师通知 |
6 | 监理工程师通知回复单 |
7 | 工程暂停令 |
8 | 工程复工报审表 |
9 | 监理工程师日志 |
(二) | 进度控制文件 |
1 | 工程开工报审表 |
2 | 施工进度计划报审表 |
(三) | 质量控制文件 |
1 | 质量事故报告及处理资料 |
2 | 见证取样和送检人员备案表 |
3 | 见证记录 |
(四) | 造价控制文件 |
1 | 工程款支付 |
2 | 工程款支付证书 |
3 | 工程变更费用报审表 |
4 | 费用索赔申请表 |
5 | 费用索赔审批表 |
(五) | 工期管理文件 |
1 | 工程延期申请表 |
2 | 工程延期审批表 |
(六) | 监理验收文件 |
1 | 竣工移交证书 |
2 | 监理资料移交书 |
| 施工文件 |
(一) | 施工管理文件 |
1 | 工程概况表 |
2 | 分包单位资质报审表 |
3 | 建设单位质量事故勘查记录 |
4 | 建设工程质量事故报告书 |
5 | 见证试验检测汇总表 |
(二) | 施工技术文件 |
1 | 工程技术文件报审表 |
2 | 施工组织设计及施工方案 |
序号 | 归档文件 |
3 | 危险性较大分部分项工程施工方案 |
4 | 技术交底记录 |
5 | 图纸会审记录 |
6 | 设计变更通知单 |
7 | 工程洽商记录(技术核定单) |
(三) | 进度造价文件 |
1 | 工程开工报审表 |
2 | 工程复工报审表 |
3 | 工程延期申请表 |
4 | 工程款支付申请表 |
5 | 工程变更费用报审表 |
6 | 费用索赔申请表 |
(四) | 施工物资出厂质量证明及进场检测文件 |
1 | 出厂质量证明文件及检测报告 |
(1) | 砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件 |
(2) | 其他物资出厂合格证、质量保证书、检测报告和报关单或商检证等 |
(3) | 材料、设备的相关检验报告、型式检测报告、3C强制认证合格证书或3C标志 |
(4) | 主要设备、器具的安装使用说明书 |
(5) | 进口的主要材料设备的商检证明文件 |
(6) | 涉及消防、安全、卫生、环保、节能的材料、设备的检测报告或法定机构出具的有效证明文件 |
2 | 进场检验通用表格 |
(1) | 设备及管道附件试验记录 |
3 | 进场复试报告 |
(1) | 钢材试验报告 |
(2) | 水泥试验报告 |
(3) | 砂试验报告 |
(4) | 碎(卵)石试验报告 |
(5) | 外加剂试验报告 |
(6) | 防水涂料试验报告 |
(7) | 防水卷材试验报告 |
(8) | 砖(砌块)试验报告 |
(9) | 预应力筋复试报告 |
(10) | 预应力锚具、夹具和连接器复试报告 |
(11) | 装饰装修用门窗复试报告 |
(12) | 装饰装修用人造木板复试报告 |
(13) | 装饰装修用花岗石复试报告 |
(14) | 装饰装修用安全玻璃复试报告 |
(15) | 装饰装修用外墙面砖复试报告 |
(16) | 钢结构用钢材复试报告 |
(17) | 钢结构用防火涂料复试报告 |
类别 | 归档文件 |
(18) | 钢结构用焊接材料复试报告 |
(19) | 钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告 |
(20) | 钢结构用扭剪形高强螺栓连接副复试报告 |
(21) | 幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶复试报告 |
(22) | 散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料、风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告 |
(23) | 节能工程材料复试报告 |
(五) | 施工记录文件 |
1 | 隐蔽工程验收记录 |
2 | 工程定位测量记录 |
3 | 基槽验线记录 |
4 | 建筑物垂直度、标高观测记录 |
5 | 沉降观测记录 |
6 | 地基验槽记录 |
7 | 地基纤探记录 |
8 | 大型构件吊装记录 |
9 | 地下工程防水效果检查记录 |
10 | 防水工程试水检查记录 |
11 | 通风(烟)道、垃圾道检查记录 |
12 | 预应力筋张拉记录 |
13 | 有粘结预应力结构灌浆记录 |
14 | 钢结构施工记录 |
15 | 网架(索膜)施工记录 |
16 | 木结构施工记录 |
17 | 幕墙注胶检查记录 |
18 | 自动扶梯、自动人行道的相邻区域检查记录 |
19 | 电梯电气装置安装检查记录 |
20 | 自动扶梯、自动人行道电气装置检查记录 |
21 | 自动扶梯、自动人行道整机安装质量检查记录 |
(六) | 施工试验记录及检测文件 |
1 | 通用表格 |
(1) | 设备单机试运转记录 |
(2) | 系统试运转调试记录 |
(3) | 接地电阻测试记录 |
(4) | 绝缘电阻测试记录 |
2 | 建筑与结构工程 |
(1) | 锚杆试验报告 |
(2) | 地基承载力检验报告 |
(3) | 桩基检测报告 |
(4) | 土工击实试验报告 |
(5) | 回填土试验报告(应附图) |
(6) | 钢筋机械连接试验报告 |
序号 | 归档文件 |
(7) | 钢筋焊接连接试验报告 |
(8) | 砂浆抗压强度试验报告 |
(9) | 砌筑砂浆试块强度统计、评定记录 |
(10) | 混凝土配合比申请书、通知单 |
(11) | 混凝土抗压强度试验报告 |
(12) | 混凝土试块强度统计、评定记录 |
(13) | 混凝土抗渗试验报告 |
(14) | 砂、石、水泥放射性指标报告 |
(15) | 混凝土碱总量计算书 |
(16) | 外墙饰面砖样板粘结强度试验报告 |
(17) | 后置埋件抗拔试验报告 |
(18) | 超声波探伤报告、探伤记录 |
(19) | 钢构件射线探伤报告 |
(20) | 磁粉探伤报告 |
(21) | 高强度螺栓抗滑移系数检测报告 |
(22) | 网架节点承载力试验报告 |
(23) | 钢结构防腐、防火涂料厚度检测报告 |
(24) | 木结构胶缝试验报告 |
(25) | 木结构构件力学性能试验报告 |
(26) | 木结构防护剂试验报告 |
(27) | 幕墙双组分硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告 |
(28) | 幕墙的抗风压性能、空气渗透性能、雨水渗透性能及平面内变形性能检测报告 |
(29) | 外门窗的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能检测报告 |
(30) | 墙体节能工程保温板材与基层粘结强度现场拉拔试验 |
(31) | 外墙保温浆料同条件养护试件试验报告 |
(32) | 结构实体混凝土强度验收记录 |
(33) | 结构实体钢筋保护层厚度验收记录 |
(34) | 围护结构现场实体检验 |
(35) | 室内环境检测报告 |
(36) | 节能性能检测报告 |
3 | 给水排水及供暖工程 |
(1) | 灌(满)水试验记录 |
(2) | 强度严密性试验记录 |
(3) | 通水试验记录 |
(4) | 冲(吹)洗试验记录 |
(5) | 通球试验记录 |
(6) | 消火栓试射记录 |
(7) | 锅炉试运行记录 |
(8) | 安全阀定压合格证书 |
(9) | 自动喷水灭火系统联动试验记录 |
4 | 建筑电气工程 |
类别 | 归档文件 |
(1) | 电气接地装置平面示意图表 |
(2) | 电气器具通电安全检查记录 |
(3) | 电气设备空载试运行记录 |
(4) | 建筑物照明通电试运行记录 |
(5) | 大型照明灯具承载试验记录 |
(6) | 漏电开关模拟试验记录 |
(7) | 大容量电气线路结点测温记录 |
(8) | 低压配电电源质量测试记录 |
(9) | 建筑物照明系统照度测试记录 |
5 | 智能建筑工程 |
(1) | 综合布线测试记录 |
(2) | 光纤损耗测试记录 |
(3) | 视频系统末端测试记录 |
(4) | 子系统检测记录 |
(5) | 系统试运行记录 |
6 | 通风与空调工程 |
(1) | 风管漏光检测记录 |
(2) | 风管漏风检测记录 |
(3) | 各房间室内风量测量记录 |
(4) | 管网风量平衡记录 |
(5) | 空调系统试运转调试记录 |
(6) | 空调水系统试运转调试记录 |
(7) | 制冷系统气密性试验记录 |
(8) | 净化空调系统检测记录 |
(9) | 防排烟系统联合试运行记录 |
7 | 电梯工程 |
(1) | 轿厢平层准确度测量记录 |
(2) | 电梯层门安全装置检测记录 |
(3) | 电梯电气安全装置检测记录 |
(4) | 电梯整机功能检测记录 |
(5) | 电梯主要功能检测记录 |
(6) | 电梯负荷运行试验记录 |
(7) | 电梯负荷运行试验曲线图表 |
(8) | 自动扶梯、自动人行道安全装置检测记录 |
(9) | 自动扶梯、自动人行道整机性能、运行试验记录 |
(七) | 施工质量验收文件 |
1 | 检验批质量验收记录 |
2 | 分项工程质量验收记录 |
3 | 分部(子分部)工程质量验收记录 |
4 | 建筑节能分部工程质量验收记录 |
5 | 自动喷水系统验收缺陷项目划分记录 |
6 | 程控电话交换系统分项工程质量验收记录 |
类别 | 归档文件 |
7 | 会议电视系统分项工程质量验收记录 |
8 | 卫星数字电视系统分项工程质量验收记录 |
9 | 有线电视系统分项工程质量验收记录 |
10 | 公共广播与紧急广播系统分项工程质量验收记录 |
11 | 计算机网络系统分项工程质量验收记录 |
12 | 应用软件系统分项工程质量验收记录 |
13 | 网络安全系统分项工程质量验收记录 |
14 | 空调与通风系统分项工程质量验收记录 |
15 | 变配电系统分项工程质量验收记录 |
16 | 公共照明系统分项工程质量验收记录 |
17 | 给水排水系统分项工程质量验收记录 |
18 | 热源和热交换系统分项工程质量验收记录 |
19 | 冷冻和冷却水系统分项工程质量验收记录 |
20 | 电梯和自动扶梯系统分项工程质量验收记录 |
21 | 数据通信接口分项工程质量验收记录 |
22 | 中央管理工作站及操作分站分项工程质量验收记录 |
23 | 系统实时性、可维护性、可靠性分项工程质量验收记录 |
24 | 现场设备安装及检测分项工程质量验收记录 |
25 | 火灾自动报警及消防联动系统分项工程质量验收记录 |
26 | 综合防范功能分项工程质量验收记录 |
27 | 视频安防监控系统分项工程质量验收记录 |
28 | 入侵报警系统分项工程质量验收记录 |
29 | 出入口控制(门禁)系统分项工程质量验收记录 |
30 | 巡更管理系统分项工程质量验收记录 |
31 | 停车场(库)管理系统分项工程质量验收记录 |
32 | 安全防范综合管理系统分项工程质量验收记录 |
33 | 综合布线系统安装分项工程质量验收记录 |
34 | 综合布线系统性能检测分项工程质量验收记录 |
35 | 系统集成网络连接分项工程质量验收记录 |
36 | 系统数据集成分项工程质量验收记录 |
37 | 系统集成综合管理及冗余功能分项工程质量验收记录 |
38 | 系统集成可维护性和安全性分项工程质量验收记录 |
39 | 电源系统分项工程质量验收记录 |
(八) | 施工验收文件 |
1 | 单位(子单位)工程竣工预验收报验表 |
2 | 单位(子单位)工程质量竣工验收记录 |
3 | 单位(子单位)工程质量控制资料核查记录 |
4 | 单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 |
5 | 单位(子单位)工程观感质量检查记录 |
6 | 施工资料移交书 |
| 竣工图 |
1 | 建筑竣工图 |
类别 | 归档文件 |
2 | 结构竣工图 |
3 | 钢结构竣工图 |
4 | 幕墙竣工图 |
5 | 室内装饰竣工图 |
6 | 建筑给水排水及供暖竣工图 |
7 | 建筑电气竣工图 |
8 | 智能建筑竣工图 |
9 | 通风与空调竣工图 |
10 | 室外工程竣工图 |
11 | 规划红线内的室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图 |
12 | 规划红线内的道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图 |
| 工程竣工验收文件 |
1 | 竣工验收与备案文件 |
(1) | 勘察单位工程质量检查报告 |
(2) | 设计单位工程质量检查报告 |
(3) | 施工单位工程竣工报告 |
(4) | 监理单位工程质量评估报告 |
(5) | 工程竣工验收报告 |
(6) | 工程竣工验收会议纪要 |
(7) | 专家组竣工验收意见 |
(8) | 工程竣工验收证书 |
(9) | 规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件 |
(10) | 房屋建筑工程质量保修书 |
(11) | 住宅质量保证书、住宅使用说明书 |
(12) | 建设工程竣工验收备案表 |
(13) | 建设工程档案预验收意见 |
(14) | 城市建设档案移交书 |
2 | 竣工决算文件 |
(1) | 施工决算文件 |
(2) | 监理决算文件 |
3 | 工程声像资料等 |
(1) | 开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片 |
(2) | 工程建设过程的录音、录像资料(重大工程) |
4 | 其他工程文件 |
备注:道路工程、桥梁工程、地下管线工程归档范围按编号为GB/T 50328-2014的规定执行