为了适应我院档案工作发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，使档案工作更好地服务学院的教学、科研、管理等各项工作，更好地服务社会的。根据教育部《档案实体分类法》，结合我院的实际情况，特制定本分类法。
一、各级类目的划分与标识
一级类目是我院档案实体分类的最高层位。根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一字母，如：XZ即XingZheng（行政）的简称。
二级类目的标识，采用双位制。如综合为11，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带0的数字不用。
(一)一级类目的划分与标识
DQ 党群类
主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政类
主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)行政管理工作中形成的文件材料。
XS 学生类
主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。本人在校期间形成的各种文件材料。
JX 教学类
主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。按《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。
KY 科研类
主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。按《科学技术研究档案管理暂行规定》及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。
JJ 基本建设类
主要包括基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。
SB 仪器设备类
主要包括学院各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
CP 产品生产类
主要包括产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
CB 出版物类
主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。
WS 外事类
主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号的材料。
CK 财会类
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按《会计档案管理办法》和省财政厅、省档案局的相关规定执行。
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
1．党群（DQ）二级类目代号
代号 二级类目
11 党务综合（总支、直属支部综合材料入此）
12 纪检、监察
13 组织
14 宣传（学生思想政治工作材料入此）
15 统战（民主党派材料入此）
16 工会（妇女工作材料入此）
17 团委（学生社团材料入此）
2．行政（XZ）二级类目代号
代号 二级类目
11 行政综合（行政类统计报表，院和部、所综合材料入此）
12 人事（师资培养、退休职工材料入此）
13 审计
14 武装、保卫
15 后勤
16 档案、图书
3．学生（XS）二级类目代号
代号 二级类目
11 学生综合
13 招生
14 学生管理
17 毕业生
4．教学（JX）二级类目代号
代号 二级类目
11 综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）
12 学科与实验室建设、专业设置与建设
13 招生
14 学籍管理（学生奖惩材料入此）
15 课堂教学与实践教学
16 毕业论文与设计
17 学位与毕业生（毕业生信息反馈工作入此）
18 教材
5．科学研究（KY）二级类目代号
代号 二级类目
11 综合
12 按科研项目展开
6．基本建设（JJ）二级类目代号
代号 二级类目
11 综合（产权证书入此）
12 按单项工程设置类目
7．仪器设备(SB)二级类目代号
代号 二级类目
11 综合
12 按仪器设备种类或型号设置类目
8．产品生产与科技开发（CP）二级类目代号
代号 二级类目
11 综合
12 按产品项目展开
9．出版类（CB）二级类目代号
代号 二级类目
11 综合
12 报纸
13 刊物
10．外事（WS）二级类目代号
代号 二级类目
11 综合
12 出国（境）
13 来校（外国留学生工作材料入此）
14 国际合作与会议
11.财会（CK）二级类目代号
代号 二级类目
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
二、声像载体档案是按载体类型分别单独编号排架
SX 声像
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘
三、实物档案包括奖状、奖牌、证书、奖章、锦旗、奖杯、印章、种类礼品和样品实物
SW 实物
12 奖状（奖牌）
13 奖章
14 锦旗
15 奖杯
16 印章
17 礼品，样品
